AIO-Vertragsmanagement

Begründung des Auftraggebers

Das berücksichtigte Angebot überzeugte mit seiner hohen Leistungsfähigkeit und erfüllte sämtliche Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit in hohem Masse. Zudem war es die preisgünstigste Option, wodurch es sich als vorteilhaftestes Gesamtpaket erwies.

Beschreibung

Aktuell wird im AIO ein Vertragsmanagement-Tool verwendet, das veraltet ist und die aktuellen Anforderungen nicht mehr erfüllt. Es fungiert eher als Verzeichnis für Verträge und bietet kein vollwertiges Vertragsmanagementsystem. Verträge und deren Details müssen manuell eingegeben werden, was zu fehlerhaften oder unvollständigen Informationen führen kann. Zudem ist das System nicht mit den Finanzprozessen, wie der automatisierten Führung der Obligos und der Rechnungsprüfung in SAP, verknüpft. Das Tool bietet weder umfassende Prozesse noch automatisierte Workflows und entspricht nicht den modernen Standards, was die Arbeit zeitaufwändig und fehleranfällig macht.
Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung einer modernen und umfassenden IT-Lösung für das Vertragsmanagement. Diese neue Lösung soll das bestehende System nicht nur ersetzen, sondern auch die Finanzprozesse integrieren, die Digitalisierung fördern und den Papierverbrauch senken. Die Ausschreibung umfasst die Einführung einer funktionalen Vertragsmanagement-Lösung inklusive der Anbindung an die Finanzprozesse in SAP sowie Schulungen, eine Hypercare-Phase, Betrieb, Wartung und Support für vier Jahre. Zusätzlich soll eine Option für eine Verlängerung der Wartung und des Supports um weitere vier Jahre vorgesehen werden. Die Lösung soll flexibel an die Anforderungen des AIO anpassbar sein und sich bereits in vergleichbaren Organisationen bewährt haben.
Die zu evaluierende Lösung soll insbesondere folgende Funktionalitäten umfassen:
· Vertragserstellung
· Prüf-Workflows (Tasks)
· Signatur-Workflows
· Auswertungsmöglichkeiten
· Integration Finanzprozesse mit SAP
Wichtig:
Mit der Ausschreibung soll eine etablierte Lösung evaluiert werden, welche bereits bei vergleichbaren Organisationen im Bereich Vertragsmanagement erfolgreich zum Einsatz kommt. Aufwändige Neu-, Individual- oder Weiterentwicklungen sind nicht vorgesehen.
- Die Ausschreibung findet in 2 Losen statt. Los 1: On-Premise / Los 2: SaaS