Beschaffung Managed Printing Service (MPS)

Reasons given by the contracting authority

Das Angebot von Ricoh hat sich in einer ausgesprochen engen Entscheidung, welche von der Vergabestelle zusätzlich zu den quantitativen Kriterien aus der Ausschreibung mit qualitativen Kriterien und mit einer erweiterten Teststellung ("proof of concept") untermauert wurde, zwischen den zwei quasi gleichwertigen Angeboten durchgesetzt, weil es nach der Preisbereinigung rund 4% günstiger war.

Description

Mit der vorliegenden Ausschreibung werden Anbieterinnen gesucht, die mit dem LUKS einen Rahmenvertrag zur Beschaffung von nachhaltigen Druckern und MFP und optional von Zebra-Etikettendruckern sowie ein SLA für die Dienstleistungen rund um die über den Rahmenvertrag beschafften Geräte abschliessen möchten.

Der mit der Zuschlagsempfängerin abzuschliessende Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 5 Jahren und kann zweimal um 2 Jahre verlängert werden, wenn die Lebenszyklen der Geräte entsprechend verlängert werden können. Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses entscheidet das LUKS, ob die Geräte per Kauf, per Miet/Kauf oder per Miete beschafft werden.

Mit ihrem Angebot reicht die Anbieterin umfassende Lösungskonzepte für den Aufbau, den Betrieb und die Sicherheit für die Drucker und MFP an allen Haupt- und Nebenstandorten des LUKS ein, mit Roll-out bis zum 30.06.2026.

Das mit der Dienstleisterin abzuschliessende SLA beinhaltet zwingend alle Aktivitäten von der Entgegennahme, dem Labeling und der Inventarisierung bis hin zur passgenauen Auslieferung und der Inbetriebnahme der über den Rahmenvertrag beschafften Geräte, den On-site Support, die Reparaturleistungen, die proaktive Wartung, die spezielle Wartung der wichtigen Geräte und den SPoC. Optional beinhaltet das SLA auch die bestehenden Etikettendrucker und sämtliche zugehörigen Tätigkeiten.

Im Wissen, dass die gemeinsame Erarbeitung eines derart umfassenden Beschaffungs- und Roll-out-Plans und die Definition von auf das LUKS zugeschnittenen Dienstleistungen durch die Dienstleisterin Zeit braucht, wird am Anfang der Vertragslaufzeit eine Initialisierungsphase (Ramp-up-Phase) durchgeführt.