Mandat d'introduction du système ECM Fabasoft

Motifs de l’adjudication

Lot 1

Die Zuschlagsempfängerin erreichte bei allen Zuschlagskriterien eine hohe Punktzahl. Sie überzeugte mit einem qualitativ sehr guten Angebot und einer Angebotspräsentation, bei der sie bewies, dass sie sehr viel Erfahrung mit vergleichbaren Projekten hat und der Thematik des Change Managements und der Kommunikation ein besonderes Augenmerk schenkt. Preislich handelt es sich zwar nicht um das günstigste Angebot, jedoch erreichte sie dennoch auch in dieser Hinsicht eine hohe Punktzahl. Die höchste Punktzahl aller Teilnehmenden erreichte sie in Z2 Qualität der angebotenen Leistungen und in Z3 Angebotspräsentation

Lot 2

Das Angebot der Zuschlagsempfängerin erreichte in allen Zuschlagskriterien die höchste Punktzahl aller bewerteten Angebote. Sie vermochte aufzuzeigen, dass sie über sehr viel Erfahrung und Kompetenz im Bereich Records Management und der Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen in mittleren und grösseren Verwaltungen verfügt.

Lot 3

Die Zuschlagsempfängerin erreichte bei allen Zuschlagskriterien eine hohe Punktzahl. Sie konnte mit ihrem schriftlichen Angebot wie auch an der Angebotspräsentation aufzeigen, dass sie über ausgewiesenes Testmanagement-Know How bei mehreren Mitarbeitenden verfügt, die notwendige Erfahrung bei vergleichbaren Aufträgen aufweist und die geforderten Leistungen zu einem attraktiven Preis anbietet. Die höchste Punktzahl aller bewerteten Teilnehmenden resultierte bei Z1 Wirtschaftlichkeit (Preisangebot), Z2 Qualität der angebotenen Leistungen und Z3 Angebotspräsentation.

Description

Lot 1

Übernahme von Teilprojektleitungen im Rahmen des Rollouts in den Ämtern der Stadtverwaltung. Die Teilprojekte werden gemäss der vom Gesamtprojekt festgelegten Standards durchgeführt. Die Zuteilung erfolgt durch den Gesamtprojektleiter.
Sie planen und koordinieren das Einführungsprojekt gemäss der definierten Standards mit dem Projektteam des einzuführenden Amts sowie mit den weiteren beteiligten Personen im zentralen Projektteam, insbesondere mit der zugeteilten Fachperson Records Management. Sie führen Projektmeetings und Workshops durch soweit sie nicht ins Aufgabengebiet der Fachperson Records Management fallen.
Umfang
Stundenkontingent 2026: 1000 Stunden
Stundenkontingent 2027: 1000 Stunden

Lot 2

Aufgabenbeschrieb
Übernahme von fachlicher Begleitung der Ämter der Stadtverwaltung im Rahmen der Einführungsprojekte (Teilprojekte). Die Teilprojekte werden gemäss den vom Gesamtprojekt festgelegten Standards durchgeführt. Die Leistungen erfolgen in Zusammenarbeit mit dem Teilprojektleiter. Zu den Aufgaben gehört die Durchführung von Workshops zu Ordnungssystemen, Berechtigung und Migration sowie die Teilnahme an Vor-Kickoff und Kickoff wie auch das Aufbereiten der Informationen zur Umsetzung im System.

Umfang
Stundenkontingent 2026: 1000 Stunden
Stundenkontingent 2027: 1000 Stunden

Lot 3

Aufgabenbeschrieb
Seit April 2024 ist die Fabasoft e-Gov-Suite produktiv im Einsatz (Einführung der ersten Pilotämter). Im Rahmen der einzelnen Einführungen werden Migrationen aus unterschiedlichen Quellsystemen durchgeführt. Zum Teil erfolgen gewisse spezifische Erweiterungen und es wird parallel zur Einführung in den Ämtern jeweils auch die Postkorbfunktion für den Eingang der zentral digitalisierten Post in Betrieb genommen. Weiter sind jährlich ein Major und zwei Minor Releases vorgesehen. Das System wird in drei Umgebungen betrieben (Entwicklung, Test und Produktion).
Für das Testmanagement wird das Tool Spira Team genutzt.
Dezidierte personelle Ressourcen für das Testmanagement bestehen aktuell keine. Das Testing wurde bisher von Projektteammitarbeitenden koordiniert. Für die Projektlaufzeit bis Ende 2027 werden nun mit dieser Ausschreibung für das Testmanagement externe Dienstleistungen beschafft.

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört die Erstellung von Testreihen und Testfällen in Spira-Team, die Koordination des Testings in verschiedenen Testbereichen (Releases, Anpassungen im System sowie Testing von Migrationen in Einführungsprojekten der Ämter)

Umfang
Stundenkontingent 2026: 1000 Stunden
Stundenkontingent 2027: 1000 Stunden
Falls zeitlich möglich können die Tätigkeiten im Testmanagement bereits im Dezember 2025 aufgenommen werden.